Daten, Verträge, DSGVO
Wo Ihre Daten laufen, und was das Haus verlässt.
Drei Orte, klar getrennt: Ihr Haus, ein KI-Dienst, mit dem Sie selbst den Vertrag schließen, und Ihre Firmensysteme. Was wohin geht, entscheidet nicht die Assistenz, sondern der Aufbau des Programms und Ihre Freigabe. Diese Seite zeigt den Weg eines Vorgangs, die Verträge dahinter und die Anzeige, an der Sie den Verbrauch sehen.
Der Weg eines Vorgangs
Fünf Stationen, drei Orte.
Das Bild läuft in einer Schleife. Jeder Punkt ist ein Datenpaket: blau aus Ihrem Diktat, grün ein Ergebnis, amber die Vorlage, die auf Sie wartet.
- Sie diktieren. Sprache oder Text, im Büro oder am Handy. Die Spracherkennung läuft wahlweise auf Ihrer Maschine oder über einen Dienst. Die Vorgabe ist der Dienst; wer das Audio im Haus halten will, stellt die eigene Erkennung ein und hinterlegt keinen Schlüssel für einen Dienst.
- Die Handakte liegt in Ihrem Haus. Diktate, Notizen, Material, Zwischenstände, Fähigkeiten und das Protokoll jeder Entscheidung, in einer Datenbank auf Ihrem Rechner oder einem Server, den Sie bestimmen. Das Original verlässt das Haus nicht.
- Für die Denkarbeit geht der Auftrag als Kopie an den KI-Dienst. Das Diktat, der laufende Vorgang mit seinen Zwischenständen, das Material, das ausgewertet werden soll, und die Fähigkeiten, die die Assistenz dafür liest. Nie Ihr Gesamtbestand, nie andere Kunden, kein Zugriff auf Ihre Dateien, kein freies Internet. Den Vertrag mit dem Dienst schließen Sie selbst, über ein Firmenkonto auf Ihren Namen; welcher Dienst und welche Bedingungen, steht im Setup. Das Ergebnis kommt in die Handakte zurück.
- Alles mit Außenwirkung liegt Ihnen als Vorlage vor. Die Assistenzen haben kein Werkzeug zum Senden. Auf Stufe 1, und so startet jeder Betrieb, ist eine Rückfrage oder eine Vorlage der einzige Ausgang.
- Erst nach Ihrer Freigabe verlässt etwas das Haus. Der Terminbericht ins CRM, ob ClickUp, Salesforce oder HubSpot,Der Eintrag in die Akte und, sobald angebunden, in ADVOKAT, die Mail über Ihr Postfach, der Termin, das Dokument. Nur das Destillat, nie der Rohbestand. Das gilt, solange Sie eine Assistenz nicht ausdrücklich hochstufen.
Was bleibt, was geht
Jede Datenart hat einen Ort.
| Daten | Wo sie liegen | Wer sie sieht |
|---|---|---|
| Handakte Diktate, Notizen, Fotos, Zwischenstände | In Ihrem Haus, Datenbank auf Ihrem Rechner oder Server. Was eine Assistenz für einen Auftrag liest, geht als Kopie hinaus, siehe Auftragsinhalt | Sie und, wenn Sie es einrichten, Ihr Team |
| Fähigkeiten Artikelstamm, Regeln, HausstilRechtsquellen, Regeln, Hausstil | In Ihrem Haus, als lesbare Dateien | Sie; die Assistenzen lesen die Fähigkeiten, die ein Auftrag braucht, jeweils ganz, vom Artikelstamm nur die Treffer einer Suche |
| Auftragsinhalt das, was eine Assistenz für einen Auftrag liest: Diktat, laufender Vorgang, Material (Fotos als verkleinerte Kopie bis 1.500 Pixel), Kundenwissen, Fähigkeiten | Zum KI-Dienst, je Lauf, als Kopie, unter Ihrem Vertrag mit dem Dienst | Der KI-Dienst, nach den Bedingungen Ihres Firmenkontos, dort nicht zum Training. Heute verarbeitet er in den USA |
| Diktat-Audio | Wahlweise nur im Haus (eigene Erkennung, kein Schlüssel für einen Dienst hinterlegt) oder über einen Dienst. Vorgabe ist der Dienst | Je nach Einstellung nur Sie, oder der Diktat-Dienst |
| Netzabrufe Lieferanten, ProduktdatenRIS, Judikatur, Normen | Nur ein eigener Recherche-Lauf der Rollen, die es fachlich brauchen; auf Wunsch beschränkt auf eine Liste erlaubter Adressen | Die abgerufene Seite sieht nur die Frage, die die Assistenz der Recherche übergibt. Die Recherche kennt Ihren KundenIhre Akte nicht |
| Destillat Terminbericht, Stammdaten, Mails, Termine, DokumenteAkteneintrag, Beteiligte, Fristen, Mails, Schriftsätze | Ins CRM (heute ClickUp; Salesforce, HubSpot und andere als Baustein), Postfach, Kalender, Ordner, nur nach Ihrer FreigabeIn die Akte, ins Postfach, den Kalender, den Ordner, nur nach Ihrer Freigabe. ADVOKAT-Anbindung in Vorbereitung, bis dahin als Datei und Vorlage | Ihr Team, die Empfänger |
| Protokoll jede Freigabe, jede Mail, jeder Lauf mit Akteur und Zeit | In Ihrem Haus, in Ihrer Datenbank | Sie; einen Auszug erstellen wir auf Anforderung |
Was die Assistenzen nie bekommen: Zugriff auf Ihr Dateisystem, freies Internet, ein Werkzeug zum Senden. Was aus dem CRMder Kanzleisoftware, dem Kalender oder einer Mail kommt, wird der Assistenz als gekennzeichneter Datenblock übergeben, nicht als Anweisung. Findet sie darin eine Anweisung, hält sie sie im Protokoll fest, statt ihr zu folgen.
Verbrauch je Lauf
Sie sehen, was jeder Lauf verbraucht.
Jede Assistenz läuft als eigener Lauf mit Zeitlimit und Schrittgrenze. Unter Einstellungen sehen Sie je Rolle, womit sie gearbeitet hat, die Läufe und den Verbrauch; die Aufklappung in der Kopfleiste zeigt, was gerade läuft, mit Dauer. Das Protokoll hält jeden Lauf fest. Unten eine Simulation mit erfundenen Beispielwerten.
| Rolle | Womit | Schritte | Dauer | Verbrauch ein | Verbrauch aus | Stand |
|---|---|---|---|---|---|---|
| BauaufnahmeAkte | Fachrolle, groß | 0 | 0:00 | 0 | 0 | geplant |
| StammdatenRecherche | Fachrolle, groß | 0 | 0:00 | 0 | 0 | geplant |
| BeschaffungSchriftsatz | Suchen und Anfragen, kleinerFachrolle, groß | 0 | 0:00 | 0 | 0 | geplant |
| AngebotKorrespondenz | Fachrolle, großSchreibarbeit, kleiner | 0 | 0:00 | 0 | 0 | geplant |
| Diktat aufräumen (Vorstufe, keine Assistenz) | am kleinsten | 0 | 0:00 | 0 | 0 | geplant |
| Dieser Vorgang | 0 | 0:00 | 0 | 0 | ||
Erfundene Beispielwerte, keine Messung. Verbrauch in Token, den Sprachbausteinen des KI-Dienstes; ein Wort sind etwa ein bis zwei davon. Schritte und Dauer zeigt das Programm für laufende Läufe; die Tabelle unter Einstellungen zeigt je Rolle Läufe, Eingabe, Ausgabe und Gegenwert. Der Verbrauch je Vorgang hängt von Material und Fähigkeiten ab, deshalb nennen wir Zahlen erst nach dem Bedarfsgespräch.
Verträge
Vertrag statt Etikett.
„DSGVO-konform“ steht auf jeder Website. Hier steht, was im Setup unterschrieben wird und was Sie jederzeit selbst nachprüfen können.
Im Setup unterschrieben
- Den Vertrag mit dem KI-Dienst schließen Sie selbst. Ein Firmenkonto bei Anthropic auf Ihren Namen, mit dem Auftragsverarbeitungsvertrag und den EU-Standardvertragsklauseln des Anbieters. Die Smartmacherei sieht Ihre Daten nicht und ist an der Übermittlung nicht beteiligt. Ein privates Abo reicht dafür nicht, deshalb richten wir keines ein.
- Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO mit der Smartmacherei nur für Einrichtung, Wartung und Support: Fernzugriff nur nach Ihrer Freigabe, protokolliert, mit Weisungsbindung, Löschung und Auskunft.
- Kein Training mit Ihren Daten. Bei Firmenkonten verarbeitet der Dienst Ihre Inhalte nur für die Antwort, das steht in dessen Geschäftsbedingungen. Verarbeitet wird heute in den USA, abgesichert über die Standardvertragsklauseln; eine Verarbeitung in der EU bereiten wir vor.
- Verzeichnis der Verarbeitungen für Ihren Betrieb, fertig ausgefüllt: Zwecke, Datenarten, Empfänger, Fristen, samt dem, was je Lauf an den KI-Dienst geht.
- Löschung und Export: Die Handakte liegt in einer PostgreSQL-Datenbank, eingebettet oder auf Ihrem eigenen Server, die Fähigkeiten sind lesbare Dateien. Beides nehmen Sie jederzeit mit; einen Export in offene Formate erstellen wir auf Anforderung.
- Exit-Regelung: Was mit dem Programm passiert, wenn es die Smartmacherei nicht mehr gibt, steht im Vertrag, nicht im Kleingedruckten.
Was im Betrieb dazukommt
Was in der Kanzlei dazukommt
- Ihre Kunden im CRM bleiben dort führend, ob ClickUp, Salesforce oder HubSpot. praesto. schreibt nur nach Freigabe und nur das Destillat, jede Änderung als Diff mit Fundstelle. Heute angebunden ist ClickUp, weitere CRM kommen als Baustein dazu.
- Lieferanten bekommen Anfragen von Ihrer Adresse, aus Ihrem Postfach, mit Ihrem Namen. Nichts läuft über eine fremde Absenderadresse.
- Preise und Artikelstamm bleiben Ihr Betriebsgeheimnis: als Datei in Ihrem Haus. An den KI-Dienst gehen nur die Treffer einer Suche, nie die ganze Datei.
- ADVOKAT bleibt führend. Akten, Fristen und Kostennoten leben in Ihrer Kanzleisoftware. praesto. liefert die Zuarbeit dazu; die Anbindung über die ADVOKAT-Schnittstelle ist in Vorbereitung, bis dahin kommt sie als Datei und Vorlage.
- Verschwiegenheitspflicht nach RAO, NO und WTBG: Die Smartmacherei gibt als Dienstleister die Verpflichtungserklärung nach § 40 Abs 3 RL-BA 2015 ab, samt Information bei Hausdurchsuchung; sie liegt dem Vertrag bei. Der KI-Dienst verarbeitet kurzzeitig und automatisiert, unter Ihrem eigenen Vertrag. Den Text, mit dem Sie Ihre Klienten über die Dienstleister informieren, liefern wir mit.
- Pseudonymisierung vor jeder Übermittlung: Bekannte Namen, Adressen, Kontakte und Aktenzeichen von Mandant, Gegenseite, Gericht und Behörde ersetzt die Software durch Platzhalter wie „Mandant A“, „Gegenseite B“, und setzt sie in Ergebnissen, Vorlagen und Rückfragen wieder ein. Der Schlüssel bleibt in Ihrer Datenbank. Grenze ehrlich benannt: Eine Heuristik erkennt nicht jeden Namen, darum bestätigen Sie unbekannte Namen, bevor ein Diktat oder eine Datei hinausgeht; Fotos lassen sich nicht pseudonymisieren.
- In Vorbereitung: Verarbeitung in der EU (Frankfurt) statt in den USA. Bis dahin verarbeitet der KI-Dienst in den USA, abgesichert über die Standardvertragsklauseln des Anbieters; ob das zusammen mit der Pseudonymisierung für Mandantendaten reicht, prüfen wir mit einem Anwalt.
- Die Recherche kennt Ihre Akte nicht. Ins RIS geht nur ein eigener Recherche-Lauf, und er bekommt allein die Frage, die ihm die Assistenz übergibt: den Rechtsbegriff, nicht den Mandanten. Der Server prüft vor jedem Abruf, dass nur dieser Lauf ins Netz geht, auf Wunsch nur zu den Adressen, die Sie freigeben.
- Diktat im Haus: Für Mandantengespräche läuft die Spracherkennung auf Ihrer Maschine. Dafür stellen wir die eigene Erkennung ein und hinterlegen keinen Schlüssel für einen Dienst; dann verlässt kein Audio die Kanzlei.
- Zuarbeit, nie Rechtsrat. Jedes Ergebnis ist Vorschlag mit Fundstelle, die Entscheidung trifft der Anwalt. So steht es auch im Vertrag.
Sie bekommen alle Unterlagen vor der Unterschrift zum Lesen, und die Fragen Ihres Datenschutzbeauftragten oder Ihrer Kammer beantworten wir schriftlich.
Der Einrichtungsablauf
So läuft die Einrichtung.
Sechs Schritte vom ersten Gespräch bis zum laufenden Betrieb. Die Verträge kommen vor dem ersten Diktat, nicht danach. Wie lange das dauert, hängt von Ihren Unterlagen ab: Was als Datei vorliegt, geht schnell; was nur in Köpfen steckt, schreiben wir gemeinsam auf.
-
1
Bedarfsgespräch
Etwa 20 Minuten. Was liegt bei Ihnen als Datei vor, welche Systeme sind im Einsatz, welches Team passt, und welchen Vorgang geben Sie als Erstes ab.
Kein Vertrag, keine Kosten -
2
Verträge, vor dem ersten Diktat
Ihr Firmenkonto beim KI-Dienst mit dessen Auftragsverarbeitungsvertrag, der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO mit der Smartmacherei für Einrichtung und Support, Verzeichnis der Verarbeitungen, Löschung und Export, Exit-Regelung. Für die Kanzlei dazu die Verschwiegenheitsverpflichtung der Smartmacherei nach RAO, NO und WTBG. Alle Unterlagen bekommen Sie vorher zum Lesen, Fragen Ihres Datenschutzbeauftragten oder Ihrer Kammer beantworten wir schriftlich.
Unterschrift · Details oben -
3
Fähigkeiten einrichten
Artikelstamm, Preise, Regeln und Hausstil aus Ihren Unterlagen, als Dateien in Ihrem Haus.Kanzleidaten, Rechtsquellen je Gebiet, Fristenregeln und Kanzleiton aus Ihren Unterlagen, als Dateien in Ihrem Haus. Das Original bleibt führend; was dort nicht steht, weiß die Assistenz nicht, und fragt.
Ihre Dateien, Ihr Rechner -
4
Anbindungen mit Rechten in Klartext
Postfach mit Mailrecht (Vorgabe: Lesen und Entwürfe), CRM wie ClickUp,Akte und, sobald angebunden, ADVOKAT, Kalender (lesen; Termine nur nach Freigabe), Kundenordner. Jede Anbindung zeigt, was sie darf, zum Beispiel „darf Kunden lesen und anlegen, Anlegen nur mit Freigabe“.
Zugangsdaten bleiben im Server -
5
Probebetrieb mit Ihrem ersten Vorgang
Sie diktieren einen echten Vorgang. Wir schalten den Probebetrieb ein: Freigegebene Mails landen als Datei statt beim Empfänger, bis Sie sagen, dass es passt. CRM, Kalender und Ordner arbeiten schon echt, jeweils nach Ihrer Freigabe. Jede Korrektur wird zum Lernvorschlag.
Keine Mail verlässt das Haus -
6
Start auf Stufe 1, laufender Service
Alles wird vorgelegt, Sie geben frei. Hochstufen je Assistenz ist Ihre bewusste Entscheidung, jederzeit rückgängig. Der Service hält Fähigkeiten und Anbindungen aktuell und nimmt Ihre Korrekturen auf.
Preis nach dem Bedarfsgespräch
Gespräch
Fragen zu Daten und Verträgen?
Bringen Sie sie mit, gern auch die Ihres Datenschutzbeauftragten. Wir gehen den Weg Ihres ersten Vorgangs gemeinsam durch, Station für Station.