Daten, Verträge, DSGVO
Wo Ihre Daten laufen, und was das Haus verlässt.
Drei Orte, klar getrennt: Ihr Haus, ein KI-Dienst unter Vertrag, Ihre Firmensysteme. Was wohin geht, entscheidet nicht die Assistenz, sondern der Aufbau des Programms und Ihre Freigabe. Diese Seite zeigt den Weg eines Vorgangs, die Verträge dahinter und den Bildschirm, auf dem Sie den Verbrauch sehen.
Der Weg eines Vorgangs
Fünf Stationen, drei Orte.
Das Bild läuft in einer Schleife. Jeder Punkt ist ein Datenpaket: blau aus Ihrem Diktat, grün ein Ergebnis, amber die Vorlage, die auf Sie wartet.
- Sie diktieren. Sprache oder Text, im Büro oder am Handy. Die Spracherkennung läuft wahlweise auf Ihrer Maschine oder über einen Dienst, das stellen Sie ein.
- Die Handakte liegt in Ihrem Haus. Diktate, Notizen, Material, Zwischenstände, Fähigkeiten und das Protokoll jeder Entscheidung, in einer Datenbank auf Ihrem Rechner oder einem Server, den Sie bestimmen.
- Für die Denkarbeit geht der Inhalt des jeweiligen Auftrags an den KI-Dienst. Nicht die ganze Akte, kein Zugriff auf Ihre Dateien, kein freies Internet. Welcher Dienst, unter welchem Vertrag, steht im Setup und im Auftragsverarbeitungsvertrag. Das Ergebnis kommt in die Handakte zurück.
- Alles mit Außenwirkung liegt Ihnen als Vorlage vor. Die Assistenzen haben kein Werkzeug zum Senden. Der einzige Ausgang ist eine Rückfrage oder eine Vorlage.
- Erst nach Ihrer Freigabe verlässt etwas das Haus. Der Terminbericht ins CRM, ob ClickUp, Salesforce oder HubSpot,Der Eintrag in die Akte und, sobald angebunden, in ADVOKAT, die Mail über Ihr Postfach, der Termin, das Dokument. Nur das Destillat, nie der Rohbestand.
Was bleibt, was geht
Jede Datenart hat einen Ort.
| Daten | Wo sie liegen | Wer sie sieht |
|---|---|---|
| Handakte Diktate, Notizen, Fotos, Zwischenstände | In Ihrem Haus, Datenbank auf Ihrem Rechner oder Server | Sie und, wenn Sie es einrichten, Ihr Team |
| Fähigkeiten Artikelstamm, Regeln, HausstilKanzleidaten, Rechtsquellen, Regeln, Hausstil | In Ihrem Haus, als lesbare Dateien | Sie; die Assistenzen lesen den Teil, den ein Auftrag braucht |
| Auftragsinhalt das, was eine Assistenz für einen Auftrag liest | Zum KI-Dienst, je Auftrag, unter Auftragsverarbeitungsvertrag | Der KI-Dienst, vertraglich gebunden, nicht zum Training |
| Diktat-Audio | Wahlweise nur im Haus (eigene Erkennung) oder über einen Dienst, einstellbar | Je nach Einstellung nur Sie, oder der Diktat-Dienst |
| Netzabrufe Lieferanten, ProduktdatenRIS, Judikatur, Normen | Nur für Rollen, die es fachlich brauchen, nur über eine Liste erlaubter Adressen | Die abgerufene Seite sieht die Suchanfrage: das Produkt, nie den Kundenden Rechtsbegriff, nie den Mandanten |
| Destillat Terminbericht, Stammdaten, Mails, Termine, DokumenteAkteneintrag, Beteiligte, Fristen, Mails, Schriftsätze | Ins CRM (heute ClickUp; Salesforce, HubSpot und andere als Baustein), Postfach, Kalender, Ordner, nur nach Ihrer FreigabeIn die Akte, ins Postfach, den Kalender, den Ordner, nur nach Ihrer Freigabe. ADVOKAT-Anbindung in Vorbereitung, bis dahin als Datei und Vorlage | Ihr Team, die Empfänger |
| Protokoll jede Freigabe, jede Mail, jeder Lauf mit Akteur und Zeit | In Ihrem Haus | Sie, exportierbar |
Was die Assistenzen nie bekommen: Zugriff auf Ihr Dateisystem, freies Internet, ein Werkzeug zum Senden. Was aus dem CRMder Kanzleisoftware, dem Kalender oder einer Mail kommt, ist Material, keine Anweisung. Steht darin eine Anweisung, wird sie protokolliert, nicht befolgt.
Der Bildschirm „Betrieb“
Sie sehen, was jeder Lauf verbraucht.
Jede Assistenz läuft als eigener Lauf mit Zeitlimit und Schrittgrenze. Der Bildschirm „Betrieb“ zeigt je Rolle Modell, Schritte, Dauer und Verbrauch, das Protokoll hält jeden Lauf fest. Unten eine Simulation mit Beispielwerten aus einem Probelauf.
| Rolle | Modell | Schritte | Dauer | Verbrauch ein | Verbrauch aus | Stand |
|---|---|---|---|---|---|---|
| BauaufnahmeAkte | Fachrolle, groß | 0 | 0:00 | 0 | 0 | geplant |
| StammdatenRecherche | Fachrolle, groß | 0 | 0:00 | 0 | 0 | geplant |
| BeschaffungSchriftsatz | Fachrolle, groß | 0 | 0:00 | 0 | 0 | geplant |
| AngebotKorrespondenz | Schreibarbeit, kleiner | 0 | 0:00 | 0 | 0 | geplant |
| Diktat aufräumen | am kleinsten | 0 | 0:00 | 0 | 0 | geplant |
| Dieser Vorgang | 0 | 0:00 | 0 | 0 | ||
Beispielwerte, keine Messung Ihres Betriebs. Verbrauch in Token, den Sprachbausteinen des KI-Dienstes; ein Wort sind etwa ein bis zwei davon. Der Verbrauch je Vorgang hängt von Material und Fähigkeiten ab, deshalb nennen wir Zahlen erst nach dem Bedarfsgespräch.
Verträge
Vertrag statt Etikett.
„DSGVO-konform“ steht auf jeder Website. Hier steht, was im Setup unterschrieben wird und was Sie jederzeit selbst nachprüfen können.
Im Setup unterschrieben
- Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO zwischen Ihnen und der Smartmacherei, mit Weisungsbindung, Löschung und Auskunft.
- Benannte Unterauftragsverarbeiter: der KI-Dienst für die Denkarbeit und, wenn Sie ihn nutzen, der Diktat-Dienst. Beide mit Vertrag, Standort und Zweck im Anhang.
- Kein Training mit Ihren Daten. Der Auftragsinhalt wird für die Antwort verarbeitet, nicht zum Lernen des Dienstes. Das steht im Vertrag mit dem Dienst.
- Verzeichnis der Verarbeitungen für Ihren Betrieb, fertig ausgefüllt: Zwecke, Datenarten, Empfänger, Fristen.
- Löschung und Export: Die Handakte liegt in einer Standard-Datenbank (PostgreSQL), die Fähigkeiten sind lesbare Dateien. Beides nehmen Sie jederzeit mit.
- Exit-Regelung: Was mit dem Programm passiert, wenn es die Smartmacherei nicht mehr gibt, steht im Vertrag, nicht im Kleingedruckten.
Was im Betrieb dazukommt
Was in der Kanzlei dazukommt
- Ihre Kunden im CRM bleiben dort führend, ob ClickUp, Salesforce oder HubSpot. praesto. schreibt nur nach Freigabe und nur das Destillat, jede Änderung als Diff mit Fundstelle. Heute angebunden ist ClickUp, weitere CRM kommen als Baustein dazu.
- Lieferanten bekommen Anfragen von Ihrer Adresse, aus Ihrem Postfach, mit Ihrem Namen. Nichts läuft über eine fremde Absenderadresse.
- Preise und Artikelstamm bleiben Ihr Betriebsgeheimnis: als Datei in Ihrem Haus, an den KI-Dienst geht nur der Teil, den ein Angebot braucht.
- ADVOKAT bleibt führend. Akten, Fristen und Kostennoten leben in Ihrer Kanzleisoftware. praesto. liefert die Zuarbeit dazu; die Anbindung über die ADVOKAT-Schnittstelle ist in Vorbereitung, bis dahin kommt sie als Datei und Vorlage.
- Verschwiegenheitspflicht nach RAO, NO und WTBG: Der KI-Dienst wird als Hilfsperson unter Verschwiegenheit verpflichtet, die Verpflichtungserklärung liegt dem Vertrag bei.
- Die Recherche fragt im RIS nach dem Rechtsbegriff, nie nach dem Mandanten. Keine anvertrauten Daten in einer Suchanfrage, das prüft der Server vor jedem Abruf.
- Diktat im Haus empfohlen: Für Mandantengespräche läuft die Spracherkennung auf Ihrer Maschine, kein Audio verlässt die Kanzlei.
- Zuarbeit, nie Rechtsrat. Jedes Ergebnis ist Vorschlag mit Fundstelle, die Entscheidung trifft der Anwalt. So steht es auch im Vertrag.
Sie bekommen alle Unterlagen vor der Unterschrift zum Lesen, und die Fragen Ihres Datenschutzbeauftragten oder Ihrer Kammer beantworten wir schriftlich.
Der Einrichtungsablauf
So läuft die Einrichtung.
Sechs Schritte vom ersten Gespräch bis zum laufenden Betrieb. Die Verträge kommen vor dem ersten Diktat, nicht danach. Wie lange das dauert, hängt von Ihren Unterlagen ab: Was als Datei vorliegt, geht schnell; was nur in Köpfen steckt, schreiben wir gemeinsam auf.
-
1
Bedarfsgespräch
Etwa 20 Minuten. Was liegt bei Ihnen als Datei vor, welche Systeme sind im Einsatz, welches Team passt, und welchen Vorgang geben Sie als Erstes ab.
Kein Vertrag, keine Kosten -
2
Verträge, vor dem ersten Diktat
Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, benannte Unterauftragsverarbeiter (KI-Dienst, bei Bedarf Diktat-Dienst), Verzeichnis der Verarbeitungen, Löschung und Export, Exit-Regelung. Für die Kanzlei dazu die Verschwiegenheitsverpflichtung nach RAO, NO und WTBG. Alle Unterlagen bekommen Sie vorher zum Lesen, Fragen Ihres Datenschutzbeauftragten oder Ihrer Kammer beantworten wir schriftlich.
Unterschrift · Details oben -
3
Fähigkeiten einrichten
Artikelstamm, Preise, Regeln und Hausstil aus Ihren Unterlagen, als Dateien in Ihrem Haus.Kanzleidaten, Rechtsquellen je Gebiet, Fristenregeln und Kanzleiton aus Ihren Unterlagen, als Dateien in Ihrem Haus. Das Original bleibt führend; was dort nicht steht, weiß die Assistenz nicht, und fragt.
Ihre Dateien, Ihr Rechner -
4
Anbindungen mit Rechten in Klartext
Postfach mit Mailrecht (Vorgabe: Lesen und Entwürfe), CRM wie ClickUp,Akte und, sobald angebunden, ADVOKAT, Kalender lesend, Kundenordner. Jede Anbindung zeigt, was sie darf, zum Beispiel „darf Kunden lesen und anlegen, Anlegen nur mit Freigabe“.
Zugangsdaten bleiben im Server -
5
Probebetrieb mit Ihrem ersten Vorgang
Sie diktieren einen echten Vorgang. Freigegebene Mails landen als Datei im Postausgang statt beim Empfänger, bis Sie sagen, dass es passt. Jede Korrektur wird zum Lernvorschlag.
Nichts verlässt das Haus -
6
Start auf Stufe 1, laufender Service
Alles wird vorgelegt, Sie geben frei. Hochstufen je Aufgabentyp ist Ihre bewusste Entscheidung, jederzeit rückgängig. Der Service hält Fähigkeiten und Anbindungen aktuell und nimmt Ihre Korrekturen auf.
Preis nach dem Bedarfsgespräch
Gespräch
Fragen zu Daten und Verträgen?
Bringen Sie sie mit, gern auch die Ihres Datenschutzbeauftragten. Wir gehen den Weg Ihres ersten Vorgangs gemeinsam durch, Station für Station.