KI-Assistenz für Betriebe und Kanzleien · Smartmacherei, Oberösterreich
Sie diktieren.Ihr Team arbeitet.Sie geben frei.
praesto. ist ein Team aus Assistenzen, als Software, eingerichtet auf Ihren Betrieb. Es schreibt das Angebot, fragt Lieferanten an und trägt den Kunden ins CRM ein. Jedes Ergebnis liegt Ihnen vor, bevor es das Haus verlässt.
praesto. ist ein Team aus Assistenzen, als Software, eingerichtet auf Ihre Kanzlei. Es legt die Akte an, bereitet die Rechtslage mit Fundstellen auf und entwirft das Schreiben. Jedes Ergebnis ist Zuarbeit und liegt Ihnen vor, bevor es das Haus verlässt.
Nichts verlässt Ihr Haus ohne Ihre Entscheidung.
Beispiel: Namen, Preise und Fristen erfunden. Im Programm berichtet Ihre Assistenz in der Ich-Form und im Du, wie eine Kollegin, die ins Büro kommt.
Warum
Der zweite Arbeitstag beginnt nach dem Termin.
Heute
Ein Handy voller Fotos, ein Notizblock voll, und die Arbeit beginnt erst.
- Angebot schreiben
- Lieferanten anfragen
- Kunde ins System eintragen
- Frist notieren
Alles selbst, weil es niemand so macht, wie Sie es brauchen. Die Systeme sind da. Die Assistenz darüber fehlt.
Das Mandantengespräch ist vorbei, und die Arbeit beginnt erst.
- Akte anlegen
- Rechtslage nachlesen
- Schreiben entwerfen
- Fristen notieren
Alles selbst, oder der Konzipient, den es nicht gibt. Die Kanzleisoftware ist da. Die Zuarbeit darüber fehlt.
Morgen, mit praesto.
Ein Diktat, im Büro, am Handy, aus dem Auto.
- Ein Team aus Assistenzen arbeitet gegen Ihr hinterlegtes Fachwissen.
- Ergebnisse liegen zur Freigabe: Angebot, Mails, Kundeneintrag, Terminbericht.Ergebnisse liegen zur Freigabe: Akte, Rechtslage mit Fundstellen, Schreiben, Fristen.
- Nichts verlässt das Haus ohne Ihre Entscheidung.
Wir ersetzen kein CRM, kein ClickUp, kein Salesforce.Wir ersetzen keine Kanzleisoftware, kein ADVOKAT. Wir ersetzen die fehlende kompetente Assistenz über diesen Systemen.
Leitbild
Vorne ein Notizbuch, hinten ein Sekretariat.
Leitsatz
Arbeit abnehmen, nie Arbeit erzeugen.
Maßstab
Das Programm ist gut, wenn es am Abend leer ist.
So funktioniert es
Ein Diktat. Ein Vorgang. Ein Team.
Aus einem Diktat werden Aufgaben je Zuständigkeit. Die Assistenzen arbeiten parallel gegen Ihr hinterlegtes Fachwissen, und alles mit Außenwirkung landet als Vorlage bei Ihnen. Oben im Beispiel sehen Sie, wie das im Betrieb und in der Kanzlei aussieht.
Sie sagen, was zu tun ist.
Sprache oder Text, auch unterwegs. Ein Nachtrag landet im selben Vorgang.
Aufgaben je Zuständigkeit.
Aus einem Diktat werden Aufgaben mit Abhängigkeiten: Das Angebot startet nach der Bauaufnahme.Der Schriftsatz startet nach der Recherche.
Die Assistenzen arbeiten.
Parallel, gegen das Fachwissen Ihres Hauses. Sie sehen ihnen dabei zu.
Genau eine Frage, mit Vorschlag.
Bei Unsicherheit wird gefragt, nie geraten. Alles mit Außenwirkung kommt als Vorlage.
Erst nach Ihrer Entscheidung.
Mail, CRMAkte, Kalender, Dokument. Jeder Schritt steht im Protokoll.
- BauaufnahmeRäume und Mengen aus dem Diktat übernehmen und überschlagen
- StammdatenKunden im CRM anlegen und ändern, Doppelte erkennen, Terminberichte fürs Team
- BeschaffungLieferanten suchen und anfragen, nachfassen, wenn keine Antwort kommt
- AngebotStaffelungen kalkulieren, Positionen gegen den Artikelstamm prüfen
- KorrespondenzMails und Briefe im Ton Ihres Hauses entwerfen
- VerwaltungAbläufe aus Dateien lernen, Aufzeichnungen und Listen danach führen
- AkteMandanten anlegen, Beteiligte führen, Fristen und Rückläufer festhalten
- RechercheJudikatur und Normen im RIS suchen, mit Geschäftszahl und Fundstelle zusammenfassen
- SchriftsatzSchriftsätze, Gutachten-Zuarbeit und Teilprüfungen entwerfen, Material auswerten
- KorrespondenzMails an Mandant, Gericht, Versicherung und Gegenseite, im Kanzleiton
- VerwaltungAbläufe aus Dateien lernen, zum Beispiel Leistungserfassung oder Kostennoten-Liste
So spricht die Werkbank
„Ich habe vier Metallbauer im Umkreis gefunden. Die Anfragen liegen dir zur Freigabe vor. Danach: nachfassen, wenn keine Antwort kommt.“„Ich habe die Judikatur mit Geschäftszahl und Leitsatz zusammengefasst. Offen: Werk- oder Kaufvertrag, das entscheidest du.“ Ich-Form, Vergangenheit für Erledigtes, „Danach:“ für Geplantes. Kein Fachjargon.
Ein Team ist ein Datenpaket, keine Programmversion.
Rollen sind Tätigkeiten. Branchen und Rechtsgebiete stecken in den Fähigkeiten. Material wie Fotos, Mails oder Verträge gehört zum Vorgang, nicht zu einer Rolle.
Zuarbeit, nie Rechtsrat. Anspruchsgrundlage, Voraussetzungen gegen den Sachverhalt, Judikatur mit Fundstelle, begründete Einschätzung als Vorschlag. Die Entscheidung trifft der Anwalt. Die Suchanfrage trägt den Rechtsbegriff, nie den Mandanten.
Notariat und Steuerberatung: gleiche Mechanik, eigene Fähigkeiten. Sprechen wir darüber.
Für Handwerks- und Technikbetriebe mit Kundenterminen, Angeboten und Lieferanten: Elektro, Smart Home, Heizung und Sanitär, Metallbau. Das Fachwissen kommt aus Ihren Unterlagen.
Fähigkeiten
Ihr Fachwissen, als Dateien.
Die Assistenzen wissen nichts aus sich heraus. Was sie können, steht in Ihren Stammdaten, Ihrem Systemwissen, Ihren Regeln und Ihrem Hausstil. Das Original bleibt führend. Was dort nicht steht, wissen sie nicht, und fragen.
Artikelstamm
Preise, Lieferanten und wie sicher ein Preis ist, je Position.
Gesicherte Fakten
Und was es nicht gibt: Das wird nicht angeboten.
Aufschläge, Fristen
Staffeln, Bindefristen, Umsatzsteuer, so wie Sie sie handhaben.
Ton und Vorlagen
Pflichtangaben, Anrede, Angebots- und Mailvorlagen.
Zum Beispiel Loxone
Produktwissen je Hersteller. Austauschbar je Betrieb.
Mandanten, Beteiligte
Gerichte, Versicherungen, Gegenseiten, mit Aktenzeichen und Rolle, in der Akte geführt.
Je Rechtsgebiet
Zum Beispiel Gewährleistung: Normen und Leitentscheidungen mit Fundstelle.
Fristen, Abläufe
Nachfristen, Wiedervorlagen, wer was freigibt.
Kanzleiton und Vorlagen
Schreiben an Mandant, Gericht, Versicherung, Gegenseite.
Kompetenz mit Begründung
Das ist keine Textmaschine. Beim Einrichten lernt die Assistenz, wie Sie kalkulieren, wie Ihre Angebote aussehen, was es bei Ihren Lieferanten gibt und was nicht. Fehlt ein Preis im Artikelstamm, meldet sie ihn als fehlend, statt mit Null zu rechnen.
Ohne Geschäftszahl ist ein Fund kein Fund.
Nichts aus dem Gedächtnis: Jede Angabe trägt Fundstelle und Abrufdatum. Was die Recherche nicht belegen kann, sagt sie.
Die Assistenz weiß, was sie nicht weiß.
Fehlt eine Angabe, wird nicht mit Null gerechnet und nicht geraten. Es kommt genau eine Frage, mit Vorschlag, so wie beim letzten Mal.
Der Alltag
Nachtrag, Säumige, Lernen.
Ein Nachtrag aus dem Auto landet im selben Vorgang. Eine Anfrage ohne Antwort meldet sich nach drei Tagen mit der fertigen Erinnerung. Und eine neue Fähigkeit lernt das Programm aus einer Datei und einem Satz. Nichts davon unbestätigt.
Nachtrag unterwegs
Kein neues Formular, kein Suchen. Sprache oder Text, im Browser am Handy.
Säumige melden sich von selbst
Säumig setzt niemand: Eine Aufgabe ist alt geworden. Die Erinnerung entsteht von selbst, gesendet wird auf Klick. Keine Excel-Liste über offene Anfragen.
Eine Fähigkeit lernen
Fahrtenbuch-Blatt.xlsxLeistungserfassung.xlsxNachschärfen mit einem Satz: „Testadresse nur im Probebetrieb.“ Nichts lernt unbestätigt.
Sicherheit
Warum Sie das freigeben können.
Drei Gründe, die keine Versprechen sind, sondern Eigenschaften: Die Assistenzen haben kein Werkzeug zum Senden, jeder Betrieb startet auf Stufe 1, und Ihre Handakte liegt in einer Datenbank, deren Ort Sie bestimmen. Was für die Denkarbeit hinausgeht, steht hier schwarz auf weiß.
Lesen
Vorgang, Material, Kunden, Fähigkeiten, Firmensystem. Schreiben nur in die eigene Handakte: Protokoll, Ergebnisse, Fundstellen.
Vorlegen
Eine Rückfrage oder eine Vorlage. Auf Stufe 1 ist das der einzige Ausgang, den eine Assistenz hat.
Sie entscheiden
Ausführen
Mail über Ihr Postfach, Eintrag im CRMEintrag in der Akte, Termin, Dokument. Nur der Teil des Programms, den Ihre Entscheidung startet, oder ab Stufe 2 die Stufe, die Sie selbst gesetzt haben.
Senden, eintragen, speichern kann nur der Teil des Programms, den Sie mit Ihrer Entscheidung starten. Die Assistenzen haben dafür kein Werkzeug: kein Zugriff auf Ihre Dateien, kein freies Internet, und auf Stufe 1 kein Versand.
Jede Freigabe wird höchstens einmal ausgeführt, auch bei Doppelklick oder zweitem Tab. Scheitert die Ausführung, geht sie zurück auf „offen“ statt einen Haken zu zeigen. Jede Entscheidung und jeder Lauf stehen mit Akteur und Zeit im Verlauf.
Vertrauen wächst, je Assistenz.
Jeder Betrieb startet auf Stufe 1: Alles wird vorgelegt. Hochstufen ist Ihre bewusste Entscheidung, je Assistenz, ob Bauaufnahme, Angebot oder Korrespondenz, jederzeit rückgängig.
Jede Mail, jede Datenänderung, jedes Dokument liegt Ihnen vor. Sie geben frei, lassen ändern oder lehnen ab. Was Sie korrigieren, wird als Lernvorschlag vorgelegt; erst mit Ihrer Bestätigung bleibt es hinterlegt.
Die Assistenz führt aus und hält im Protokoll fest, was sie getan hat; die Vorlage mit allem, worauf sie sich stützt, bleibt im Vorgang einsehbar. Ob eine Mail das Haus verlässt, steht in einer eigenen Einstellung, dem Mailrecht, getrennt von den Stufen. Eine Assistenz auf Stufe 2 sendet nicht von selbst, es sei denn, Sie stellen das Mailrecht ausdrücklich auf „Senden und antworten“.
Nur für Assistenzen, bei denen ein Fehler nichts kostet. Hochstufen verlangt eine bewusste Bestätigung:
Was im Haus bleibt, und was nicht.
- Im Haus: Ihre Handakte, das Protokoll und Ihre Fähigkeiten, in einer Datenbank auf Ihrem Rechner oder einem Server, den Sie bestimmen.
- Hinaus, für die Denkarbeit: der Auftrag als Kopie an den KI-Dienst, also Diktat, laufender Vorgang, das Material, das ausgewertet werden soll, und die Fähigkeiten dafür. Nie Ihr Gesamtbestand. Den Vertrag mit dem Dienst schließen Sie selbst, über ein Firmenkonto auf Ihren Namen; die Smartmacherei sieht Ihre Daten nicht.
- Diktat: wahlweise im Haus auf der eigenen Maschine oder über einen Dienst. Einstellbar.
- Ins CRM, ob ClickUp, Salesforce oder HubSpot:In die Kanzleisoftware: nur das Destillat, Terminbericht und gepflegte Stammdaten, nur nach Ihrer Freigabe. Änderungen als Diff mit Fundstelle; stimmt der heutige Wert nicht mehr, wird abgelehnt statt überschrieben. Heute angebunden ist ClickUp, weitere CRM kommen als Baustein dazu. Die Anbindung an ADVOKAT ist in Vorbereitung; bis dahin kommt die Zuarbeit als Datei und Vorlage.
- Vertrag statt Etikett: Ihr Vertrag mit dem KI-Dienst und die Auftragsverarbeitung mit der Smartmacherei für Einrichtung und Support, beides im Setup, dazu die Verschwiegenheitserklärung der Smartmacherei nach RAO, NO und WTBG. Die Recherche kennt Ihre Akte nicht und bekommt nur den Rechtsbegriff, nie den Mandanten. Netz nur für Rollen, die es fachlich brauchen, nur über den Recherche-Lauf, auf Wunsch beschränkt auf eine Liste erlaubter Adressen.
- Fremder Text ist Material, keine Anweisung: Was aus ClickUp, Kalender oder einer Mail kommt, wird als gekennzeichneter Datenblock gelesen, nicht befolgt. Findet die Assistenz darin eine Anweisung, hält sie sie im Protokoll fest.
Herkunft und Stand
Wo das herkommt, und wo es steht.
praesto. entstand im eigenen Betrieb der Smartmacherei. Hier steht mit Datum, was heute läuft und was als Nächstes kommt.
Ing. Thomas Basting, Smart-Home-Integrator in Edt bei Lambach. Der zweite Arbeitstag war meiner: Angebote am Abend, Lieferantenanfragen am Wochenende, der Kunde erst Tage später im System. praesto. habe ich zuerst für den eigenen Betrieb gebaut. Die Smartmacherei ist der erste Anwender. Die Beispiele auf dieser Seite sind erfunden, die Mechanik dahinter ist die echte.
Der Punkt in der Wortmarke ist Ihre Freigabe. Der Klick, mit dem etwas fertig wird.
Was läuft
- Diktat per Aufnahme oder Text, Nachträge im selben Vorgang
- Verteiler mit Abhängigkeiten, Teams Betrieb und Kanzlei
- Werkbank mit Rückfragen, Vorlagen und Erledigtem; Register für Mails, Fristen, Dokumente
- Freigaben: Mail, Datenänderung, Dokument, Terminbericht, Kontakt, Termin, Frist, Erinnerung, Fähigkeit
- Anbindungen: ClickUp, Postfach (Gmail, Microsoft 365), Kalender (lesen, Termine nur nach Freigabe), Kundenordner
- Beteiligte mit Aktenzeichen im Kanzlei-Team: Gericht, Versicherung, Gegenseite, Sachverständige
- Säumige erkennen (nach drei Tagen), Erinnerung vorbereiten; Fähigkeit aus einer Datei lernen; Probebetrieb für Mails; Protokoll jeder Entscheidung
- Fristen stehen 30 Tage voraus auf „Heute“; Fundstellen liegen einmal im Haus und sind über alle Vorgänge durchsuchbar
- PDF- und Word-Dokumente am Vorgang werden gelesen (Scans ohne Textebene noch nicht)
- Anhänge im Diktat: Fotos werden als verkleinerte Kopie ausgewertet, wenn eine Assistenz sie liest (HEIC noch nicht)
- Pseudonymisierung: bekannte Namen, Adressen und Aktenzeichen werden vor der Übermittlung durch Platzhalter ersetzt (Heuristik erkennt nicht jeden Namen, Sie bestätigen unbekannte vorher)
Was kommt
- Antworten auf Anfragen mitlesen und nebeneinanderstellen
- Anhänge im Diktat nennen („die Rechnung vom März“)
- KI-Dienst in der EU (Frankfurt) statt in den USA
- Export von Handakte und Protokoll auf Knopfdruck
- Anbindung an ADVOKAT über die ADVOKAT-Schnittstelle, weitere CRM wie Salesforce oder HubSpot als Baustein
Was hier steht, verspricht die Seite nicht. Wir sagen Ihnen vor dem Start, was läuft.
Fragen
Fragen, die uns gestellt werden.
Kurz, und so, wie es ist. Stand 7. September 2026.
Wo liegen meine Daten, und was verlässt das Haus?
Ist das Rechtsrat?
Und die Verschwiegenheit?
Noch ein Programm?
Und wenn sie einen Fehler macht?
Was kostet das?
Was brauche ich dafür, und wie lange dauert der Start?
Muss ich diktieren?
Was ist, wenn es die Smartmacherei morgen nicht mehr gibt?
Gespräch
Was wäre bei Ihnen der Vorgang, den Sie als Erstes abgeben würden?
Schreiben Sie ihn in zwei Sätzen, so, wie Sie ihn diktieren würden. Ich melde mich, und wir gehen ihn gemeinsam durch.