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KI-Assistenz für Betriebe und Kanzleien · Smartmacherei, Oberösterreich

Sie diktieren.Ihr Team arbeitet.Sie geben frei.

praesto. ist ein Team aus Assistenzen, als Software, eingerichtet auf Ihren Betrieb. Es schreibt das Angebot, fragt Lieferanten an und trägt den Kunden ins CRM ein. Jedes Ergebnis liegt Ihnen vor, bevor es das Haus verlässt.

praesto. ist ein Team aus Assistenzen, als Software, eingerichtet auf Ihre Kanzlei. Es legt die Akte an, bereitet die Rechtslage mit Fundstellen auf und entwirft das Schreiben. Jedes Ergebnis ist Zuarbeit und liegt Ihnen vor, bevor es das Haus verlässt.

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Nichts verlässt Ihr Haus ohne Ihre Entscheidung.

Familie Mustermann/Beschattung und AudioStufe 1 · Vorschlagen
Diktat · 14:12
Nichts wartet auf dich. Dein Team arbeitet.Vorschlag prüfen
Verteiler
Es wird nichts gesendet, bevor du freigibst.

Beispiel: Namen, Preise und Fristen erfunden. Im Programm berichtet Ihre Assistenz in der Ich-Form und im Du, wie eine Kollegin, die ins Büro kommt.

Warum

Der zweite Arbeitstag beginnt nach dem Termin.

Heute

Ein Handy voller Fotos, ein Notizblock voll, und die Arbeit beginnt erst.

  • Angebot schreiben
  • Lieferanten anfragen
  • Kunde ins System eintragen
  • Frist notieren

Alles selbst, weil es niemand so macht, wie Sie es brauchen. Die Systeme sind da. Die Assistenz darüber fehlt.

Das Mandantengespräch ist vorbei, und die Arbeit beginnt erst.

  • Akte anlegen
  • Rechtslage nachlesen
  • Schreiben entwerfen
  • Fristen notieren

Alles selbst, oder der Konzipient, den es nicht gibt. Die Kanzleisoftware ist da. Die Zuarbeit darüber fehlt.

Morgen, mit praesto.

Ein Diktat, im Büro, am Handy, aus dem Auto.

  • Ein Team aus Assistenzen arbeitet gegen Ihr hinterlegtes Fachwissen.
  • Ergebnisse liegen zur Freigabe: Angebot, Mails, Kundeneintrag, Terminbericht.Ergebnisse liegen zur Freigabe: Akte, Rechtslage mit Fundstellen, Schreiben, Fristen.
  • Nichts verlässt das Haus ohne Ihre Entscheidung.

Wir ersetzen kein CRM, kein ClickUp, kein Salesforce.Wir ersetzen keine Kanzleisoftware, kein ADVOKAT. Wir ersetzen die fehlende kompetente Assistenz über diesen Systemen.

Leitbild

Vorne ein Notizbuch, hinten ein Sekretariat.

Leitsatz

Arbeit abnehmen, nie Arbeit erzeugen.

Maßstab

Das Programm ist gut, wenn es am Abend leer ist.

So funktioniert es

Ein Diktat. Ein Vorgang. Ein Team.

Aus einem Diktat werden Aufgaben je Zuständigkeit. Die Assistenzen arbeiten parallel gegen Ihr hinterlegtes Fachwissen, und alles mit Außenwirkung landet als Vorlage bei Ihnen. Oben im Beispiel sehen Sie, wie das im Betrieb und in der Kanzlei aussieht.

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1 · Diktat

Sie sagen, was zu tun ist.

Sprache oder Text, auch unterwegs. Ein Nachtrag landet im selben Vorgang.

2 · Verteiler

Aufgaben je Zuständigkeit.

Aus einem Diktat werden Aufgaben mit Abhängigkeiten: Das Angebot startet nach der Bauaufnahme.Der Schriftsatz startet nach der Recherche.

3 · Team

Die Assistenzen arbeiten.

Parallel, gegen das Fachwissen Ihres Hauses. Sie sehen ihnen dabei zu.

4 · Rückfrage oder Vorlage

Genau eine Frage, mit Vorschlag.

Bei Unsicherheit wird gefragt, nie geraten. Alles mit Außenwirkung kommt als Vorlage.

5 · Ausführung

Erst nach Ihrer Entscheidung.

Mail, CRMAkte, Kalender, Dokument. Jeder Schritt steht im Protokoll.

  • BauaufnahmeRäume und Mengen aus dem Diktat übernehmen und überschlagen
  • StammdatenKunden im CRM anlegen und ändern, Doppelte erkennen, Terminberichte fürs Team
  • BeschaffungLieferanten suchen und anfragen, nachfassen, wenn keine Antwort kommt
  • AngebotStaffelungen kalkulieren, Positionen gegen den Artikelstamm prüfen
  • KorrespondenzMails und Briefe im Ton Ihres Hauses entwerfen
  • VerwaltungAbläufe aus Dateien lernen, Aufzeichnungen und Listen danach führen
  • AkteMandanten anlegen, Beteiligte führen, Fristen und Rückläufer festhalten
  • RechercheJudikatur und Normen im RIS suchen, mit Geschäftszahl und Fundstelle zusammenfassen
  • SchriftsatzSchriftsätze, Gutachten-Zuarbeit und Teilprüfungen entwerfen, Material auswerten
  • KorrespondenzMails an Mandant, Gericht, Versicherung und Gegenseite, im Kanzleiton
  • VerwaltungAbläufe aus Dateien lernen, zum Beispiel Leistungserfassung oder Kostennoten-Liste

So spricht die Werkbank

„Ich habe vier Metallbauer im Umkreis gefunden. Die Anfragen liegen dir zur Freigabe vor. Danach: nachfassen, wenn keine Antwort kommt.“„Ich habe die Judikatur mit Geschäftszahl und Leitsatz zusammengefasst. Offen: Werk- oder Kaufvertrag, das entscheidest du.“ Ich-Form, Vergangenheit für Erledigtes, „Danach:“ für Geplantes. Kein Fachjargon.

Ein Team ist ein Datenpaket, keine Programmversion.

Rollen sind Tätigkeiten. Branchen und Rechtsgebiete stecken in den Fähigkeiten. Material wie Fotos, Mails oder Verträge gehört zum Vorgang, nicht zu einer Rolle.

Zuarbeit, nie Rechtsrat. Anspruchsgrundlage, Voraussetzungen gegen den Sachverhalt, Judikatur mit Fundstelle, begründete Einschätzung als Vorschlag. Die Entscheidung trifft der Anwalt. Die Suchanfrage trägt den Rechtsbegriff, nie den Mandanten.

Notariat und Steuerberatung: gleiche Mechanik, eigene Fähigkeiten. Sprechen wir darüber.

Für Handwerks- und Technikbetriebe mit Kundenterminen, Angeboten und Lieferanten: Elektro, Smart Home, Heizung und Sanitär, Metallbau. Das Fachwissen kommt aus Ihren Unterlagen.

Fähigkeiten

Ihr Fachwissen, als Dateien.

Die Assistenzen wissen nichts aus sich heraus. Was sie können, steht in Ihren Stammdaten, Ihrem Systemwissen, Ihren Regeln und Ihrem Hausstil. Das Original bleibt führend. Was dort nicht steht, wissen sie nicht, und fragen.

Artikelstamm

Preise, Lieferanten und wie sicher ein Preis ist, je Position.

Gesicherte Fakten

Und was es nicht gibt: Das wird nicht angeboten.

Aufschläge, Fristen

Staffeln, Bindefristen, Umsatzsteuer, so wie Sie sie handhaben.

Ton und Vorlagen

Pflichtangaben, Anrede, Angebots- und Mailvorlagen.

Zum Beispiel Loxone

Produktwissen je Hersteller. Austauschbar je Betrieb.

Mandanten, Beteiligte

Gerichte, Versicherungen, Gegenseiten, mit Aktenzeichen.

Je Rechtsgebiet

Zum Beispiel Gewährleistung: Normen und Leitentscheidungen mit Fundstelle.

Fristen, Abläufe

Nachfristen, Wiedervorlagen, wer was freigibt.

Kanzleiton und Vorlagen

Schreiben an Mandant, Gericht, Versicherung, Gegenseite.

Kompetenz mit Begründung

Miniserver → Miniserver Compact −930 € Audioserver und Funk sind schon integriert. Gleicher Funktionsumfang, die Abweichung steht dabei. In diesem Beispiel rund 930 Euro weniger Hardware.

Das ist keine Textmaschine. Beim Einrichten lernt die Assistenz, wie Sie kalkulieren, wie Ihre Angebote aussehen, was es bei Ihren Lieferanten gibt und was nicht.

Ohne Geschäftszahl ist ein Fund kein Fund.

1Anspruchsgrundlage benennen
2Voraussetzungen gegen den Sachverhalt prüfen, fehlende Tatsachen nennen
3Judikatur mit Gericht, Datum und Geschäftszahl, sonst „nicht gefunden“
4Begründete Einschätzung als Vorschlag. Die Entscheidung trifft der Anwalt.

Nichts aus dem Gedächtnis: Jede Angabe trägt Fundstelle und Abrufdatum. Was die Recherche nicht belegen kann, sagt sie.

Die Assistenz weiß, was sie nicht weiß.

„Für die Premium-Staffelung fehlt mir der Rabattsatz. Wie beim letzten Angebot 8 %?“„Mir fehlen Anschrift und Übergabedatum. Hängst du mir die Rechnung an?“

Fehlt eine Angabe, wird nicht mit Null gerechnet und nicht geraten. Es kommt genau eine Frage, mit Vorschlag, so wie beim letzten Mal.

Der Alltag

Nachtrag, Säumige, Lernen.

Ein Nachtrag aus dem Auto landet im selben Vorgang. Eine Anfrage ohne Antwort meldet sich nach drei Tagen mit der fertigen Erinnerung. Und eine neue Fähigkeit lernt das Programm aus einer Datei und einem Satz. Nichts davon unbestätigt.

Nachtrag unterwegs

Nachtrag16:05
„Ach, eins noch: Frag die Metallbauer auch nach verzinkter Ausführung.“„Ach, eins noch: Frag den Mandanten nach dem Übergabeprotokoll.“
Landet im selben Vorgang. Die ältere Vorlage wird ersetzt, nicht verdoppelt.

Kein neues Formular, kein Suchen. Sprache oder Text, im Browser am Handy.

Säumige melden sich von selbst

Anfrage an Metallbauer Nr. 4Deckungsanfrage an die Rechtsschutzversicherung
ohne Antwort seit 7 Tagen
Erinnerung liegt fertig da.Erinnerung senden

Säumig setzt niemand: Eine Aufgabe ist alt geworden. Die Erinnerung entsteht von selbst, gesendet wird auf Klick. Keine Excel-Liste über offene Anfragen.

Eine Fähigkeit lernen

Fahrtenbuch-Blatt.xlsxLeistungserfassung.xlsx
„Das ist mein Fahrtenbuch-Blatt. Führ ab jetzt das Fahrtenbuch danach: Monatsabschluss als Excel und PDF, dann Mail an die Steuerberatung.“„Das ist unsere Leistungserfassung. Führ sie ab jetzt je Akte danach: Monatsliste als Excel, dann an die Kanzleileitung.“
Neue Fähigkeit liegt zur Freigabe vor.

Nachschärfen mit einem Satz: „Testadresse nur im Probebetrieb.“ Nichts lernt unbestätigt.

Was Sie selbst tun:Rückfragen beantworten.Vorlagen freigeben.Am Handy oder am Schreibtisch.

Sicherheit

Warum Sie das freigeben können.

Drei Gründe, die keine Versprechen sind, sondern Eigenschaften: Die Assistenzen haben kein Werkzeug zum Senden, jeder Betrieb startet auf Stufe 1, und Ihre Handakte bleibt im Haus. Was für die Denkarbeit hinausgeht, steht hier schwarz auf weiß.

1 · Assistenz

Lesen

Vorgang, Material, Kunden, Fähigkeiten, Firmensystem. Schreiben nur ins eigene Protokoll.

2 · Assistenz

Vorlegen

Eine Rückfrage oder eine Vorlage. Das ist der einzige Ausgang, den eine Assistenz hat.

3 · Sie

Sie entscheiden

4 · Programm

Ausführen

Mail über Ihr Postfach, Eintrag im CRMEintrag in der Akte, Termin, Dokument. Nur der Teil des Programms, den Ihre Entscheidung startet.

Senden, eintragen, speichern kann nur der Teil des Programms, den Sie mit Ihrer Entscheidung starten. Die Assistenzen haben dafür kein Werkzeug: kein Zugriff auf Ihre Dateien, kein freies Internet, kein Versand.

Jede Freigabe wird höchstens einmal ausgeführt, auch bei Doppelklick oder zweitem Tab. Scheitert die Ausführung, geht sie zurück auf „offen“ statt einen Haken zu zeigen. Jeder Schritt steht mit Akteur und Zeit im Protokoll.

Vertrauen wächst, je Aufgabentyp.

Jeder Betrieb startet auf Stufe 1: Alles wird vorgelegt. Hochstufen ist Ihre bewusste Entscheidung, je Aufgabentyp, jederzeit rückgängig.

Jede Mail, jede Datenänderung, jedes Dokument liegt Ihnen vor. Sie geben frei, lassen ändern oder lehnen ab. Was Sie korrigieren, wird als Lernvorschlag vorgelegt; erst mit Ihrer Bestätigung bleibt es hinterlegt.

Die Assistenz führt aus, Sie sehen die Zusammenfassung: was gemacht wurde und auf welcher Grundlage. Ob eine Mail das Haus verlässt, steht in einer eigenen Einstellung, dem Mailrecht, getrennt von den Stufen. Eine Rolle auf Stufe 2 sendet nicht von selbst.

Nur für Aufgabentypen, bei denen ein Fehler nichts kostet. Hochstufen verlangt eine bewusste Bestätigung:

„Ab jetzt sendet die Beschaffung Anfragen ohne Einzelfreigabe. Sicher?“
Ja, hochstufenAbbrechen

Was im Haus bleibt, und was nicht.

  • Im Haus: Ihre Handakte, das Protokoll und Ihre Fähigkeiten, in einer Datenbank auf Ihrem Rechner oder einem Server, den Sie bestimmen.
  • Hinaus, für die Denkarbeit: der Inhalt eines Auftrags an einen KI-Dienst. Welcher Dienst, unter welchem Vertrag, steht im Setup und im Auftragsverarbeitungsvertrag.
  • Diktat: wahlweise im Haus auf der eigenen Maschine oder über einen Dienst. Einstellbar.
  • Ins CRM, ob ClickUp, Salesforce oder HubSpot:In die Kanzleisoftware: nur das Destillat, Terminbericht und gepflegte Stammdaten, nur nach Ihrer Freigabe. Änderungen als Diff mit Fundstelle; stimmt der heutige Wert nicht mehr, wird abgelehnt statt überschrieben. Heute angebunden ist ClickUp, weitere CRM kommen als Baustein dazu. Die Anbindung an ADVOKAT ist in Vorbereitung; bis dahin kommt die Zuarbeit als Datei und Vorlage.
  • Vertrag statt Etikett: Auftragsverarbeitung nach DSGVO im Setup, dazu die Verschwiegenheitspflicht nach RAO, NO und WTBG. Die Recherche fragt im RIS nach dem Rechtsbegriff, nie nach dem Mandanten. Netz nur für Rollen, die es fachlich brauchen, und nur über eine Liste erlaubter Adressen.
  • Fremder Text ist Material, keine Anweisung: Was aus ClickUp, Kalender oder einer Mail kommt, wird gelesen, nicht befolgt. Steht darin eine Anweisung, wird sie protokolliert.

Wo Ihre Daten laufen: Datenfluss, Verträge, DSGVO

Herkunft und Stand

Wo das herkommt, und wo es steht.

praesto. entstand im eigenen Betrieb der Smartmacherei. Hier steht mit Datum, was heute läuft und was als Nächstes kommt.

Ing. Thomas Basting

Ing. Thomas Basting, Smart-Home-Integrator in Edt bei Lambach. Der zweite Arbeitstag war meiner: Angebote am Abend, Lieferantenanfragen am Wochenende, der Kunde erst Tage später im System. praesto. habe ich zuerst für den eigenen Betrieb gebaut. Die Smartmacherei ist der erste Anwender, und der Artikelstamm, gegen den die Assistenz im Beispiel rechnet, ist unser eigener.

Der Punkt in der Wortmarke ist Ihre Freigabe. Der Klick, mit dem etwas fertig wird.

Läuft heute · Stand 4. September 2026

Was läuft

  • Diktat per Aufnahme oder Text, Nachträge im selben Vorgang
  • Verteiler mit Abhängigkeiten, Teams Betrieb und Kanzlei
  • Werkbank mit Rückfragen, Vorlagen und Erledigtem; Register für Mails, Fristen, Dokumente
  • Freigaben: Mail, Datenänderung, Dokument, Terminbericht, Kontakt, Termin, Erinnerung, Fähigkeit
  • Anbindungen: ClickUp, Postfach (Gmail, Microsoft 365), Kalender lesend, Kundenordner
  • Säumige erkennen, Erinnerung vorbereiten; Fähigkeit aus einer Datei lernen; Probebetrieb; Protokoll jeder Entscheidung
  • Fristen stehen 30 Tage voraus auf „Heute“; Fundstellen liegen einmal im Haus und sind über alle Vorgänge durchsuchbar
  • PDF- und Word-Dokumente am Vorgang werden gelesen
Als Nächstes

Was kommt

  • Antworten auf Anfragen mitlesen und nebeneinanderstellen
  • Fotos am Vorgang auswerten; Anhänge im Diktat nennen („die Rechnung vom März“)
  • Beteiligte mit Aktenzeichen: Gericht, Versicherung, Gegenseite, Sachverständige
  • Anbindung an ADVOKAT über die ADVOKAT-Schnittstelle, weitere CRM wie Salesforce oder HubSpot als Baustein

Was hier steht, verspricht die Seite nicht. Wir sagen Ihnen vor dem Start, was läuft.

Fragen

Fragen, die uns gestellt werden.

Kurz, und so, wie es ist. Stand 4. September 2026.

Wo liegen meine Daten, und was verlässt das Haus?
Ihre Handakte, also Diktate, Notizen, Material, Zwischenstände und das Protokoll jeder Entscheidung, liegt in einer Datenbank auf einem Rechner in Ihrem Betrieb oder auf einem Server, den Sie bestimmen. Für die Denkarbeit wird der Inhalt eines Auftrags an einen KI-Dienst übermittelt; welcher Dienst, unter welchem Vertrag, legen wir im Setup fest und schreiben es in den Auftragsverarbeitungsvertrag. In Ihre Firmensysteme gelangt nur das Destillat, und nur nach Ihrer Freigabe. Ausführlich: Wo Ihre Daten laufen.
Ist das Rechtsrat?
Nein. Jedes Ergebnis ist Zuarbeit für den Anwalt: Anspruchsgrundlage, Voraussetzungen gegen den Sachverhalt, Judikatur mit Geschäftszahl und Fundstelle, fehlende Tatsachen, eine begründete Einschätzung als Vorschlag. Die Entscheidung trifft der Anwalt. praesto. arbeitet für die Kanzlei, nie für Mandanten.
Und die Verschwiegenheit?
Verschwiegenheitspflicht nach RAO, NO und WTBG und die DSGVO sind Teil des Setups, nicht des Kleingedruckten: Auftragsverarbeitungsvertrag, Diktat wahlweise im Haus statt über einen Dienst, und die Recherche fragt im RIS nach dem Rechtsbegriff, nie nach dem Mandanten. Was für die Denkarbeit hinausgeht, steht in der ersten Antwort, und im Vertrag.
Noch ein Programm?
Ihre Systeme bleiben: Ihr CRM, ob ClickUp, Salesforce oder HubSpot,Ihre Kanzleisoftware, etwa ADVOKAT, Ihr Postfach (Gmail, Microsoft 365), Ihr Kalender, Ihr Kundenordner. praesto. ist die Assistenz darüber. Sie liest dort, schlägt vor und trägt nach Ihrer Freigabe das Destillat ein. Heute angebunden ist ClickUp; weitere CRM kommen als Baustein dazu, wenn Ihr Betrieb sie braucht. Die Anbindung an ADVOKAT bereiten wir über die ADVOKAT-Schnittstelle vor; bis dahin liefert praesto. die Zuarbeit als Datei und Vorlage, die Akte in ADVOKAT bleibt führend.
Und wenn sie einen Fehler macht?
Jeder Betrieb startet auf Stufe 1: Alles mit Außenwirkung liegt Ihnen vor, bevor es passiert, ob Mail, Datenänderung, Dokument oder Termin. Fehlt eine Angabe, rechnet die Assistenz nicht mit Null weiter, sondern stellt genau eine Frage mit Vorschlag. Was Sie korrigieren, wird als Lernvorschlag vorgelegt; erst mit Ihrer Bestätigung bleibt es hinterlegt.
Was kostet das?
Ein Initial Setup, in dem wir Ihre Fähigkeiten aus Ihren Unterlagen, die Anbindungen und die Verträge einrichten, und ein laufender Service. Zahlen nennen wir nach dem Bedarfsgespräch, weil sie von der Zahl der Anbindungen und dem Umfang der Fähigkeiten abhängen. Eine Preisliste gibt es nicht, weil es kein Produkt von der Stange ist.
Was brauche ich dafür, und wie lange dauert der Start?
Einen Rechner im Betrieb oder einen kleinen Server, Ihre bestehenden Postfächer und Systeme, und den Zugang zum KI-Dienst, den wir im Setup einrichten; die Abrechnung dafür klären wir im Gespräch. Wie lange das Setup dauert, hängt von Ihren Unterlagen ab: Wo Artikelstamm, Vorlagen und Regeln schon als Dateien vorliegen, geht es schnell; wo sie nur in Köpfen stecken, schreiben wir sie gemeinsam auf. Der erste Vorgang läuft immer im Probebetrieb: Freigegebene Mails werden als Datei abgelegt statt gesendet, bis Sie sagen, dass es passt. Die Verträge, allen voran der Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO, werden vor dem ersten Diktat unterschrieben. Der Einrichtungsablauf in sechs Schritten.
Muss ich diktieren?
Nein. Sprache oder Text, am Schreibtisch oder im Browser am Handy. Diktat ist der schnellste Weg nach dem Termin, Tippen geht immer. Eine App im Store gibt es nicht; es braucht keine.
Was ist, wenn es die Smartmacherei morgen nicht mehr gibt?
Dann bleibt, was Ihnen gehört, bei Ihnen: die Handakte in einer Standard-Datenbank (PostgreSQL) in Ihrem Haus, die Fähigkeiten als lesbare Dateien, das Protokoll jeder Freigabe. Nichts davon liegt bei uns. Für das Programm selbst treffen wir im Vertrag eine Regelung; welche, besprechen wir offen, denn ein Einzelunternehmen muss diese Frage beantworten können.

Gespräch

Was wäre bei Ihnen der Vorgang, den Sie als Erstes abgeben würden?

Schreiben Sie ihn in zwei Sätzen, so, wie Sie ihn diktieren würden. Ich melde mich, und wir gehen ihn gemeinsam durch.

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